データ入力について

 データ入力専門会社の弊社のこだわり

   　１)　入力専門会社の入力する文字とは？

　日本語は常用漢字と、第一水準・第二水準がありますが、さらに常用では使われていない外字文字があります。一般には使用されてませんが、氏名などにおいては外字文字が使われています。

　各種申込書などにおいて外字文字の記入で申込みをされてた場合、申込者は自分の氏名に思い入れがあり、勝手に類似文字（邉⇒辺など）で入力されるのを嫌います。

　外字で渡辺の「辺」の外字は一番多く、下記に記載した文字は「辺」の外字文字です。一見どこに違いがあるのか、同じように見えるのではないでしょうか。
外字はこれだけではありませんが、弊社ではその他の外字も対応して入力しています。

     　2）　入力専門会社の入力方法とは？　

　例えば「山田　洋子」を普通パソコンで文字入力する場合、ローマ字入力は「ｙａｍａｄａ  ｙｏｕｋｏ」と１１字入力します。
弊社で入力する場合、入力専用システムで、「山(ヤマ)田(タナ)洋(ヨウ)子(ワコ)」と８文字入力します。１つの文字に対して全てカナ文字２文字で連想入力します。
　
　ローマ字入力での問題は、「ｙｏｕｋｏ」と入力した場合、「陽子・容子・葉子・庸子…」など、いくつもの「漢字の候補」が出てきてしまいます。該当の文字をセレクトするのも手間がかかってしまいます。
データ入力の場合スピードと正確性が求められます。

　弊社のような入力専門でやる会社では、日本語は6000字を覚えれば良しとされていますが、弊社オペレーターは全てマスターしています。
　また、自分が入力した入力文字をモニターで確認することはありません。確認する時は特別な文字を確認する時だけです。
　
　なぜかというと、必ず別のオペレーターが同じ入力資料を検査入力するので、一人目が入力した内容と違う内容で入力した場合、入力キーは進まないよう設定されています。ですから、その時に初めて確認のためにモニターを見ます。

   　３)　アンケート入力とは？　
　
　アンケート入力では、単数回答や数値回答は回答されたまま入力します。
複数回答の入力は、集計者が使用する集計ソフトによって、下記３種類の入力になってくると思います。
（いずれも「電話、メール、Google検索、カメラ」を選択した場合）

①SUM関数で集計する場合…｢1｣たてアンケート入力　


 ②ｃｏｕｎｔｉｆ関数で集計する場合…（回答数値）追い込みアンケート入力　


　③集計ソフト｢太閤｣｢秀吉｣で集計する場合…｢ , ｣ 区切りアンケート入力　

　集計者のご要望が｢表1｣や｢表3｣の場合、｢表2｣は入力精度やスピードの点で優れているため、弊社のアンケート入力は｢表2｣で入力し、その後、マクロプログラムで｢表1｣や｢表3｣に変換して納品致します。

   　４）お客様から入力データを預かってから納品までの流れ　



■データ入力会社ユニックスのノウハウとは
　入力の精度を上げる最も重要なポイントは⑤のベリファイです。

ベリファイとは、１度エントリーした同じ内容のデータを別のオペレーターが２回打ちすることを言います。

　入力者を２つに分け、それぞれ同じ情報を入力します。違いがあった場合、キー入力は進まない設計になっていますので、原票との確認を行い正しい情報に修正します。

もう一つ、ユニックスが重要視しているポイントがあります。
上の図の「②開封・仕分け」の段階で、作業を開始する前の事前準備をいかにきちんとできるかがポイントです。

　また、不備を感じた場合、速やかに発注者に問い合わせして、クリアにしてから作業に取り掛かる事によって品質とスピードに大きく影響します。


　      事前準備とは具体的に以下になります。

１．入力原票の確認　
入力原票の確認は非常に重要です。
　アンケート入力では、自由回答などで想定外に記入文字数が多い場合があります。弊社の入力システムは、レコード長が固定長なので、入力原票を確認した後、入力データに合わせて入力プログラムを作成いたします。
　また、発注者が依頼した件数と確認した件数が違う場合など速やかに発注者に問い合わせ致します。
            

２．入力データの使用目的の確認　
　使用目的を知っておくことで、アンケート入力の数値回答などで異常値と思われる記入がある場合、数値回答をカテゴライズして集計するのか、平均値・標準偏差集計・分析などをするのか、データクリーニングをどのようにするのかなど、目的に合わせて加工しやすくできます。

　データ化したは良いが、活用できないものになっては本末転倒になってしまうので使用目的を知っておくことが重要です。


３．イレギュラー対応　
必ずイレギュラーは発生します。
　アンケート入力の場合、単数回答なのに複数記入がある場合や、数値回答で｢～｣の回答がある場合、どのように入力すれば良いかなど、事前に発注者に確認する事により作業はスムーズに進みます。


４．具体的なデータ入力のルール決め　
複数の人が入力する場合は、特にきちんとルールを決めておく必要があります。
　外字文字が出てきた場合、類似文字に置き換えて入力しても良いのかなど、統一したルールを決めておかないと完成したデータがまったく活用できないものになることもあります。

　メールアドレスは一文字の間違いでメールは届きません。明らかに記載ミスと思われるメールアドレスは無回答として｢付箋処理｣するなど入力に関してルールを具体化します。


５．解読できない文字が出てきた場合　
　アンケート入力の自由回答入力で判読不明の文字がある場合、発注者の指示が特にない場合は判読不明の文字に対して■を入力致します。

　また、クセのある文字は判読が難しいこともあります。その場合は、弊社で判断して入力をした箇所に｢付箋｣を貼りその内容を記入致します。